WORKFLOW

システム導入・発注

現状の流れを図に効果試算情報収集要件提示コスト比較比較評価稟議導入計画

「そろそろシステム化したい」と思ってから、稟議を通し、ベンダーを選び、導入計画を引くまでの流れです。発注側に知見がなくても、各ステップの成果物(試算・RFI・RFP・比較表・工程表)が揃うように設計しています。

いまの業務の流れを図にする
業務フロー図作成ツール(スイムレーン図・テンプレート8種)テンプレを選んで1行1手順で書くだけ。図の上でドラッグ・直接編集できる業務フロー図と手順書に使う →
このステップで手に入るもの:担当者レーン付きの業務フロー図と番号付きの手順書。どこで担当が変わり、何を渡しているかが見えるので、RFI・RFPの「現状の業務と課題」欄と、ベンダーとの打合せ資料にそのまま使えます。
投資対効果(ROI)を金額で試算する
投資対効果(ROI)計算ツール6分類の記入例から、ROI・回収の月・稟議用の試算書を作成使う →
このステップで手に入るもの:収益・コスト・リスクの3観点での効果金額と回収期間・ROI。背景・内訳・前提・結論まで揃った投資対効果試算書が手に入り、そのまま稟議の添付資料になります。
RFIで各社の情報を集める
RFI(情報提供依頼書)作成ツールベンダーへの情報提供依頼文書を自動生成使う →
このステップで手に入るもの:候補ベンダーへ送るRFI(情報提供依頼書)。まだ要件が固まっていない段階でも、比較の土台が作れます。
RFPで要件と評価基準を提示する
RFP(提案依頼書)作成ツールシステム発注用の提案依頼書を自動生成使う →
このステップで手に入るもの:要件・予算・スケジュール・評価基準を明記したRFP(提案依頼書)。提案の質と比較のしやすさが大きく変わります。
5年総コスト(TCO)で提案を比べる
クラウド vs 買い切りTCO比較ツール月額型と買い切り型の総コストを年数で比較使う →
このステップで手に入るもの:初期費用だけでなく運用・保守込みの総コスト比較。「初期が安い提案」の罠を回避できます。
比較表で選定先を決め、稟議に添える
見積比較表の作成ツール(相見積もり・稟議の添付用)相見積もり・候補比較を稟議に添える表に使う →
このステップで手に入るもの:候補ごとの見積金額(年間総額・最安)と比較項目の評価、選定理由をまとめた比較表(Excel・Word・PDF)。稟議本文に書く一文も作れ、稟議書作成ツールへ引き継げます。
稟議書で社内の決裁を取る
稟議書作成ツール稟議の種類を選ぶだけで通る構成の稟議書が完成使う →
このステップで手に入るもの:効果・費用・代替案比較・リスク対策まで揃った稟議書(決裁欄つきでA4印刷可)。ここまでの試算・比較資料が添付資料になります。
導入計画をWBS・工程表にする
WBSテンプレート・工程表の作成ツール(Excel無料)用途10種のWBSテンプレートから工程表とガントが完成。表を直接直し、遅れを自動判定、ガント付きExcelで保存使う →
このステップで手に入るもの:タスク分解と担当・期日入りの工程表(CSV・画像出力可)。キックオフ資料がその場で完成します。
フロー完了
ここまでの8ステップで一通り完了です。運用のポイントは下の「このフローを回すコツ」へ。

このフローを回すコツ

効果試算(ステップ1)を飛ばしてRFPから始めると、稟議段階で差し戻されがちです。先に社内の合意を作ります
RFIとRFPの違いは「情報収集」か「提案依頼」か。候補が3社以上あるならRFIを挟むと比較が速くなります
見積が出てきたら工数見積ツールで人日単価と工数の妥当性も確認できます

各ツールの入力内容はブラウザ内だけで計算・保存され、サーバーには送信されません。入力値は各ツールで自動保存されるため、フローの途中で中断しても続きから再開できます。フローから開いたツールの下には、このフローの進み具合と次のステップが表示されます。すべて無料・登録不要です。

ほかの業務フロー

最終更新: 2026年9月15日・作成:Digital Sales 編集部

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