出勤簿 作成ツール(労働時間・残業を自動計算、Excel/PDF、無料)
出勤簿を作れる無料ツールです。1人ぶん1か月の表に出勤・退勤・休憩の時刻を書くと、その日の労働時間と残業(1日8時間を超えた分)、月の合計(出勤日数・労働時間・残業・深夜・休日の出勤・有給・欠勤)を自動で出します。
- 登録・ログイン不要
- 無料
- 入力値をサーバーに送信しません
サンプルは架空の会社・人物です。日付は今月のカレンダーに合わせて入ります。
表の時刻と備考を押すと、そのまま書き換えられます。「区分」は押すと 出勤→有給→欠勤→休日 と変わります。
入れた内容はこのブラウザの中だけで扱い、サーバーへの送信・保存はしません。氏名と出勤の記録はこの端末にも残しません(残すのは所定の時刻だけ)。続きから直すときは、Excelで保存した明細を貼り付けて読み込みます。無料・登録不要です。
USE CASESこんな場面で使える
- タイムカードの無い小さな会社・店舗で毎日の出勤・退勤の時刻を1か月ぶん書き、月末に労働時間と残業の合計を給与の計算へ回す
- 労働基準監督署の調査や助成金の申請の前過去の月の記録を1人1枚に整え、本人と上長の確認欄つきで印刷する
- シフトで働く店舗でシフト表の予定を読み込み、実際の時刻と違う日だけ直して出勤簿にする
FORMULA計算式・仕組みと根拠
- 労働時間 = 退勤 − 出勤 − 休憩。退勤が出勤より前の時刻なら、翌日として計算する
- 休憩が空欄の日 = 出勤から退勤までが6時間以下なら0分、6時間を超えると45分、休憩を引いても8時間を超えると1時間
- 残業 = 労働時間のうち、1日8時間を超えた分。深夜 = 出勤から退勤までのうち、22時〜翌5時にかかる時間
- 月の合計 = 出勤日数、労働時間、残業、深夜、休日の出勤(区分が休日の日に時刻を書いた日)、有給、欠勤、遅刻・早退(所定の始業より遅い・終業より早い回数)
- 根拠: 1日8時間は労働基準法32条、休憩は34条、深夜の時間帯は37条。残業を1日単位だけで数えること、遅刻・早退の数え方は、このツールの決め方
EXAMPLE入力例と結果の読み方
「事務(9時〜18時)」のサンプルを2026年11月で開くと、1人目は出勤18日・有給1日で、労働時間147:30、残業5:30(9:00〜19:30の日が1:30、9:00〜20:00の日が2:00ずつ2日)、早退1回と出ます。9:00〜18:00・休憩1:00の日は、労働時間8:00で残業はありません。
PITFALLSよくある間違い
- 所定の時刻を毎日そのまま書く(実際の始業・終業と違うと、労働時間の記録になりません。違う日はその時刻を書きます)
- 休憩を入れずに計算する(9時〜18時は、休憩1時間を引いた8時間が労働時間です。空欄なら自動で引きます)
- 有給休暇の日に時刻を書く(有給の日は労働時間に入れません。区分を有給にします)
NOTES境界条件・注意点
- 入れた内容はこのブラウザの中だけで扱い、サーバーへの送信・保存はしません。氏名と出勤の記録はこの端末にも残さないので、ページを閉じる前にExcelかPDFで保存してください。端末に残すのは所定の時刻だけです
- 残業は1日8時間を超えた分だけを数えます。1週40時間を超えた分、変形労働時間制・フレックスタイム制、法定休日と所定休日の区別、割増賃金の金額は計算しません
- 深夜は、休憩をどの時間帯に取ったかを見ずに数えます。深夜に休憩した日は、手で確かめてください
- 人は50人までです。祝日は2025〜2027年を内蔵しています。月を変えると、氏名を残して時刻は空になります(「元に戻す」で戻せます)
出勤簿とは
出勤簿は、働いた日と、その日の始業・終業の時刻を1人ずつ記録した帳簿です。労働者名簿・賃金台帳とあわせて「法定三帳簿」と呼ばれます。会社には、労働日ごとに始業と終業の時刻を確かめて記録することが求められていて(厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」)、出勤簿はその記録にあたります。
上のツールは、1人ぶん1か月の表に出勤・退勤・休憩の時刻を書くと、その日の労働時間と残業、月の合計を自動で出します。何人でも追加でき、全員分をExcelと、1人1枚のPDF・印刷で持ち帰れます。
出勤簿に書く項目
| 項目 | 書くこと | このツールでは |
|---|---|---|
| 氏名・月 | だれの、いつの記録か | 紙の上の氏名を押して書く。月は「‹ ›」で切り替える |
| 出勤した日 | 働いた日と、休んだ日の区別 | 区分を押して、出勤・有給・欠勤・休日を選ぶ。土日と祝日は最初から休日 |
| 始業・終業の時刻 | 実際に働き始めた時刻と、終えた時刻 | 出勤・退勤の欄に書く(900 や 9 と書いても読む) |
| 休憩 | 休憩した時間 | 空欄なら、出勤から退勤までが6時間を超える日は45分、45分を引いても8時間を超える日は1時間を入れる。「45」と書くと45分として読む |
| 労働時間・残業 | その日に働いた時間、時間外に働いた時間 | 自動で出る。残業は1日8時間を超えた分 |
出勤簿には、法律で決まった様式はありません。賃金台帳には、労働日数・労働時間数・時間外・休日・深夜の労働時間数を書くことが決まっているので(労働基準法施行規則54条)、出勤簿でその数字が出せるようにしておくと、給与の計算と台帳の記入が楽になります。出勤した日に印を押すだけの出勤簿は、始業・終業の時刻が分からないので、記録として足りません。
労働時間・残業・深夜の計算
| 出勤 | 退勤 | 休憩 | 労働時間 | 残業(8時間超) | 深夜(22時〜5時) |
|---|---|---|---|---|---|
| 9:00 | 18:00 | 1:00 | 8:00 | 0:00 | 0:00 |
| 9:00 | 19:30 | 1:00 | 9:30 | 1:30 | 0:00 |
| 9:00 | 16:00 | (空欄→0:45) | 6:15 | 0:00 | 0:00 |
| 13:00 | 23:30 | 1:00 | 9:30 | 1:30 | 1:30 |
| 22:00 | 5:00 | 1:00 | 6:00 | 0:00 | 6:00 |
- 労働時間 = 退勤 − 出勤 − 休憩。退勤が出勤より前の時刻なら、翌日として計算します
- 残業 = 労働時間のうち、1日8時間を超えた分。1週40時間を超えた分と、会社の所定の時間を超えた分(8時間以内)は数えていません
- 深夜 = 出勤から退勤までのうち、22時から翌朝5時にかかる時間。休憩をどの時間帯に取ったかは見ていないので、深夜に休憩した日は手で確かめてください
- 休日の出勤 = 区分が「休日」の日に時刻を書いた日。法定休日かどうか(割増の率)は区別していません
サンプル「事務(9時〜18時)」の1人目は、2026年11月の場合、出勤18日・労働時間147:30・残業5:30・有給1日・早退1回になります。残業代の金額は残業代計算ツールで計算できます。
出勤簿の保存期間
出勤簿は、労働基準法109条の「労働関係に関する重要な書類」にあたり、保存が必要です。期間は法律の本則で5年、当分の間は3年とされています。数え始めるのは、その出勤簿の最後の記録の日です。その期間の賃金の支払日のほうが遅いときは、支払日から数えます(厚生労働省「改正労働基準法等に関するQ&A」2020年4月)。
パソコンで作った出勤簿は、求められたときにすぐ画面に出して印刷できる状態で残しておきます。このツールは内容を端末に残さないので、月ごとにExcelかPDFで保存してください。
出勤簿の作り方(5ステップ)
- 月と氏名を合わせる。「‹ ›」で月を選び、紙の上の氏名を書く。土日と祝日は休日になっている
- 所定の時刻を入れる。右の欄で始業・終業・休憩を合わせ、「空いている出勤の日に所定の時刻を入れる」を押すと、出勤の日がまとめて埋まる
- 違う日だけ書き換える。残業した日の退勤、遅刻・早退した日の時刻、休んだ日の区分(有給・欠勤)を直す
- 月の合計を確かめる。右の欄の労働時間・残業・深夜・休日の出勤を、給与の計算に使う
- 「＋ 人を追加」で次の人を書き、全員分をExcelとPDFで保存する。印刷した紙には、本人と上長の確認欄が付く
よくある間違い
- 毎日、所定の時刻をそのまま書く — 実際の始業・終業と違う記録は、労働時間の記録になりません。早く来た日・遅く帰った日は、その時刻を書きます
- 休憩を引かずに合計する — 9時から18時は9時間ですが、休憩1時間を引いた8時間が労働時間です
- 有給休暇の日に時刻を書く — 有給の日は働いていないので、労働時間には入れません。区分を有給にすると、日数だけ数えます
Excel・PDFでの残し方と、シフト表との連携
Excelには2枚のシートが入ります。「集計」は1人1行で、出勤日数・労働時間・残業・深夜・休日の出勤・有給・欠勤・遅刻・早退が並びます。「明細」は1日1行の記録で、この表をコピーして右の欄に貼り付けると、全員ぶんを読み戻して続きから直せます。
シフト表作成ツールで同じ月のシフトを作ってあると、右の欄に「シフト表の予定を読み込む」が出ます。押すと、シフトの時刻が出勤簿に入るので、実際の時刻と違う日だけ直せます。祝日は2025年から2027年までを内蔵しています。雇い入れた人の名簿は労働者名簿作成ツール、毎月の明細は給与明細作成ツールで作れます。
FAQよくある質問
出勤簿は作らなければいけませんか？
労働時間の記録は必要です。会社は、労働日ごとに始業・終業の時刻を確かめて記録することが、厚生労働省のガイドラインで求められています。タイムカードや勤怠システムの記録があればそれが出勤簿の役目を果たし、無い場合は出勤簿に時刻を書いて残します。
出勤簿には何を書きますか？
氏名、出勤した日、その日の始業・終業の時刻、休憩、労働時間を書きます。法律で決まった様式はありませんが、賃金台帳に書く労働日数・労働時間数・時間外・休日・深夜の時間数を出せるようにしておくと、給与の計算に使えます。
出勤簿の保存期間は何年ですか？
当分の間は3年です。労働基準法109条の本則は5年ですが、経過措置で3年とされています。数え始めるのは最後の記録の日で、その期間の賃金の支払日のほうが遅いときは支払日からです。
残業時間はどう計算していますか？
1日の労働時間のうち、8時間を超えた分を残業として数えています。たとえば9:00〜19:30・休憩1時間の日は、労働時間9:30で残業1:30です。1週40時間を超えた分は数えていないので、週6日働いた週などは別に確かめてください。
入力した氏名や時刻は外部に送られますか？
送られません。計算はすべてこのブラウザの中で行い、氏名と出勤の記録はこの端末にも保存しません。続きから直すときは、保存したExcelの「明細」のシートをコピーして貼り付けます。